Workshop i Almedalen 2018: Hur accelererar vi digitaliseringen i offentlig sektor?

Introduktion av civilminister Ardalan Shekarabi: Vad gör regeringen för att snabba på och förbättra förutsättningarna för digitalisering?


Bakgrund

Sveriges samhällsutveckling drivs av digitaliseringen. Det ger oss möjlighet att förbättra alla delar i samhället för individer, företag och organisationer. Det investeras 30 miljarder årligen i digitalisering och IT inom det offentliga – men vad får vi ut?

I september 2018 startar Sveriges nya myndighet för digital förvaltning (DIGG) som är en av regeringens satsningar för att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter och för att säkerställa att investeringar i digitalisering inom det offentliga Sverige ger maximal effekt.

Varför workshop i Almedalen

I april 2018 fick jag och HejDigitalt en förfrågan från Expertgruppen för digitala investeringar om att designa och leda en workshop i Almedalen för att ta fram konkreta idéer och förslag som bidrar till att höja tempot på digitaliseringen i det offentliga Sverige. I förlängningen skulle materialet från workshopen kunna fungera som ett inspirationsmaterial i den nya myndighetens (DIGG:s) arbete.

HejDigitalt har de senaste åren arrangerat nytänkande och öppna workshops i Almedalen med fokus på publikens inspel och arbete i grupp. Vi ville för detta ändamål designa en kreativ och okonventionell process för en publik på 80 personer, med tydliga format som skulle generera många idéer och förslag. Vi bjöd in tolv stycken gruppledare att stödja och facilitera gruppdiskussionerna. Vi bjöd också, på förhand, in en blandad grupp digitala experter och beslutsfattare som skulle ge korta, konkreta inspel på dagens tema.

Varsågod – konkret inspiration

Totalt medverkade ungefär 100 personer under tre intensiva timmar den 5 juli 2018. De medverkande kom från små och stora myndigheter, kommuner, regeringskansliet, konsultverksamhet och akademi. Det här materialet är en kort sammanfattning av de förberedda inspelen från utvalda experter och publikens konkreta förslag från de olika gruppövningarna.

Jag hoppas du får praktisk och konkret nytta av materialet. Hör gärna av dig om du har egna erfarenheter eller idéer att komplettera med.

/Beata Wickbom, medgrundare HejDigitalt
beata@hejdigitalt.se


Del 1/4: Vilka arbetssätt och mötesformer ökar innovationstakten?

Medverkande inspiratörer:
Ninoush Habashian, Head of Customer Experience, Telia Sverige
Håkan Klarin, IT-direktör, Kriminalvården
Robin Blomquist, Ansvarig Strategi & Innovation, EVRY


För att snabba upp innovationstakten och utveckla lösningar utifrån användarnas behov behöver vi arbeta mer utforskande och experimenterande, i alla sammanhang, möten och situationer. Hur kan till exempel ett av våra vanligaste arbetsformat – ledningsgruppsmötet – utvecklas för att stödja mer innovation?

Inspel från workshop:
Förslag på hur agendan för ett bra och innovationsdrivet ledningsgruppsmöte kan se ut:

  1. Kundens röst först – se vårt uppdrag med kundens situation i fokus. Kunden ska gärna vara där visuellt (till exempel i film)
  2. Prioritera de jobbigaste och svåraste punkterna
  3. Tydligt syfte och ansvarsfördelning, varför är vi här
  4. Variera agenda och upplägg
  5. Tydlighet kring hur lång tid det här ska ta – hellre korta ståmöten
  6. Checka in och ut
  7. Kort och långt perspektiv – balans mellan framtid och nutid
  8. Ta fram en idéskiss, våga testa med hjälp av en ”MVP” (Minimum Viable Product – en tidig version av en tjänst eller produkt som tas fram med syftet att bekräfta en hypotes eller idé), följ upp inom en given tidsram
  9. Tydlighet – vem har ansvar?
  10. Vara lyhörda mot varandra och lyssna på riktigt
  11. Minst en inspirationspunkt

Så har vi innoverat våra ledningsgruppsmöten

Ninoush Habashian, Head of Customer Experience, Telia Sverige

  1. “Vi har påbörjat en resa mot totalt kundfokus, vi ska leva kund 24/7
  2. På alla ledningsmöten pratar vi FÖRST om kundens behov (eller lyssnar på inspelat kundsamtal).
  3. Vi måste förstå vad de tycker om oss, både när vi gör något bra och när det gör ont
  4. Vi har därför skärmar överallt i våra lokaler som visar vårt Facebook och Twitter-flöde
  5. Det räcker inte med att våra ledare säger att vi ska vara kundfokuserade, de måste visa vägen
  6. På Telia är våra ledare alltid tillgängliga – därför har vi lagt ledningsgruppens mejladresser på telia.se.”

Så jobbar vi praktiskt med att öka innovationstakten i verksamheten

Håkan Klarin, IT-direktör, Kriminalvården

  1. Involvera alla medarbetare, speciellt de som jobbar nära brukare eller kund.
  2. Samverka med andra aktörer kring tydliga gemensamma kund- och brukarbehov
  3. Rensa agendan för ledningsgruppen så att den bara jobbar med RÄTT frågor
  4. Ägna regelbundet tid åt förnyelse- och framtidsarbete på ledningsgruppsmöten
  5. Ha stenkoll på prioriterade verksamhetsbehov före ni väljer teknik som ska lösa behoven

5 konkreta tips för möten som höjer innovationstakten

Robin Blomquist, Ansvarig Strategi & Innovation, EVRY

  1. Kundrösten först, gärna visuell så att alla förstår
  2. ”Job to be done” – det räcker inte med att fråga vad användarna vill ha, man måste iaktta och förstå vad de behöver, vilket problem de försöker lösa
  3. Ägna minst 50% av tiden till att diskutera “hur”
  4. När man går från mötet bör det finnas en “MVP” (en tidig version av en tjänst eller produkt som tas fram med syftet att bekräfta en hypotes eller idé), följ upp inom en given tidsram
  5. Skifta mötesledare, allas kompetens behövs – det kan även vara bra med en facilitator

Del 2/4: Hur kan nya sätt att mäta och styra effekt öka innovationstakten?

Medverkande inspiratörer:
Johan Magnusson, Docent, Göteborgs Universitet och SCD (Swedish Center for Digital Innovation)
Fredrik Rosengren, Överdirektör, Skatteverket


Det investeras 30 miljarder i digitalisering och IT inom det offentliga, men hur styr vi mot rätt effekt? Kan vi vara nytänkande när det gäller hur vi definierar effekt? Vilka effektmått skulle kunna öka innovationstakten och säkerställa att digitaliseringen ökar värdet för medborgare och verksamheter?

Inspel från workshop

Ett antal nya, förbättrade effektmått för digitaliseringen i offentliga Sverige:

  1. Mål som kopplar rakt in i hjärtat – en vision som vi tillsammans vill nå
  2. Antal idéer man levererar på
  3. Digital mognad i verksamheten
  4. Graden av minskad administration
  5. Kundnöjdhet
  6. Hur mycket nytta har vi skapat för någon annan – internt och externt?
  7. Hur många frågor löses internt respektive externt? Hur mycket tid lägger vi på att lösa interna problem kontra externa utmaningar till nytta för kund? Hur många projekt har vi lyckats/misslyckats med och vilka erfarenheter har vi fått?
  8. Hur ofta våra kunder ler
  9. Hur många TV-serier som görs om oss
  10. Hur ofta vi använder omvänt mentorskap
  11. Vinsten i ekosystemet – incitament att verka utanför silos
  12. Sikta högt, istället för att förbättra 10% (vilket bara leder till att man gör mer av samma) ska vi sikta sjukt högt och bli tio gånger bättre
  13. Synliggör kommunikationen om oss i sociala medier (skärmar överallt)

Mät rätt saker och få bättre effekt

Johan Magnusson, Docent, Göteborgs Universitet och SCD (Swedish Center for Digital Innovation)

  1. Innovation i offentlig sektor finns inte utan att vi begår tjänstefel! Vi måste bli bättre på att hantera misslyckanden och risk.
  2. Inom offentlig sektor har vi en unik chans att skapa innovation genom samarbete.
  3. Vi behöver nya sätt att mäta innovation.
  4. KPI:erna måste vara mer processorienterade – hur lång tid tar det att öppna upp en API? Hur kan vi tillgängliggöra data?”

Reflektioner kring hur vi styr vår verksamhet för mer innovation

Fredrik Rosengren, Överdirektör, Skatteverket

Att styra mot innovation – vilka effektmått är relevanta?

  1. Effektmått ska inte bara handla om kundernas eller brukarnas nöjdhet, utan tydligt kopplas till hur väl myndigheten löser kärnuppdraget. (exempel: gör vi rätt från början, löser vi vårt uppdrag så medborgarna får snabbare och smidigare lösningar?)
  2. Allt kan inte vara bråttom, definiera vad som måste gå snabbt och vad som kan ta längre tid
  3. Gör de delar av en process som måste gå snabbt radikalt mycket förenklade med digital teknik
  4. Testa många olika konstellationer av medarbetare som kan samarbete i innovativa team
  5. Ledningens ansvar är att tydligt visa vart verksamheten ska, de ska INTE detaljstyra digitala verksamhetsutvecklingen – det måste ske i mindre, agila team

Del 3/4 Vilken kompetens och vilka förmågor behövs i en digital tid?

Medverkande inspiratörer:
Olof Hernell, CDO, EQT
Åsa Zetterberg, CDO Sverige


Vinnova förutspår att minst 75 procent av alla yrkesverksamma kommer att behöva uppgradera sin digitala kompetens till 2025. Men vilken kunskap och förmågor krävs i en digital tid och omvärld? Hur stödjer och tränar vi dem? Och hur ska lärandet utformas?

Inspel från workshop
Förslag till ett kompetensutvecklingsprogram för mellanchefer och förändringsledare:

  1. Ledare måste förstå sin samtid och den är i allra högsta grad digital – chefen måste också vara digital
  2. Lära sig att erkänna det man inte kan och vara öppen med det
  3. Träna på att snabbt komma framåt och utvärdera, fail fast
  4. Arbeta och lev digitalt och dela allt du gör för att bygga på varandra
  5. Lyssna till andras upplevelser, ta del
  6. Lära sig att sätta sig in i andra och nya perspektiv
  7. Arbeta istället för att utbilda sig (går en kurs)
  8. Lära sig att fira framgångar och dra lärdomar av misslyckanden
  9. Byt avdelning, och arbetsplats – praoa för att öka förståelse och sprida kunskap! Uppmuntra medarbetare att ta nya kliv
  10. Bjussa på egen kompetens, var synlig
  11. Skapa större förståelse för vad som skapar framgångsrika team – fungerande team är trygga team

Om att sikta riktigt högt för att organisationen ska växa

Olof Hernell, CDO, EQT

  1. Ta reda på vad det är vi egentligen levererar och vilket värde vi tillför.
  2. Led från toppen! Verklig förändring börjar med ledarna.
  3. Sikta extremt högt – lös stora problem och försök bli minst 10 ggr bättre!
  4. Ledare måste förstå sin samtid och den är i allra högsta grad digital.
  5. Öka transparensen genom att deklarera krig mot email (och bifogade excelark).

Vad behöver vi utveckla för kompetens för att höja innovationstakten?

Åsa Zetterberg, CDO Sverige

  1. Våga erkänna det vi inte kan
  2. Teama ihop oss med alla de olika kompetenser som behövs när man driver förändring och förnyelse
  3. Gå in med hjärtat i förändringsarbetet
  4. Motivera fler att vara med genom att berätta varför vi behöver förflyttas
  5. Lär genom andra och lär genom att göra saker
  6. Offentlig sektor bör bjuda in näringslivet och andra aktörer
  7. Bygg starka team som hjälper och stöttar varandra – då kan vi driva riktig förändring

Del 4/4 Vilka är ledarna som ska fixa digitaliseringen i offentliga Sverige

Medverkande inspiratörer:
Katarina Walter, VD Antrop & utsedd till “Årets VD 2017”
Mikael Sjöberg, Generaldirektör, Arbetsförmedlingen


Att driva digitalisering handlar ytterst om ledarskap och förmåga att driva förändring, snarare än teknik. Det är de organisatoriska innovationerna som kommer leda till verklig utveckling. Då behövs mod och förändringsvilja när medarbetare längst fram i ledet ska fatta snabba beslut i realtid. Hur hittar vi dessa stjärnor?

Inspel från workshop

En ledare måste ha förmågan att:

  1. Skapa utrymme för utveckling genom att prioritera och släppa detaljer – vad ska vi sluta göra och vad ska vi börja med?
  2. Våga ta risk och misslyckas
  3. Inse att det är bråttom, om du står still går du bakåt
  4. Att orka ta skit
  5. Att låta andra skina och att se sina egna brister och låta andra komma in
  6. Få människor att blomma och våga ta eget ansvar
  7. Kunna engagera, inspirera och involvera
  8. Använda okonventionella metoder
  9. Våga gå före, leda från toppen
  10. Kunna kommunicera och visualisera
  11. Reflektera
  12. Var nyfiken på nya och okända möjligheter
  13. Att nyttja ny teknik
  14. Vara tydlig med vad du vill och varför – skapa förståelse
  15. Ha tillit
  16. Våga blotta rädslor och lära sig att hantera dem
  17. Våga ställa följdfrågor för att skapa en förståelse för behovet
  18. Nyttja kraften och potentialen i att mäta och följa upp i syfte att motivera och driva åt rätt håll

Ledarskap som skapar innovation och värde

Katarina Walter, VD Antrop & utsedd till “Årets VD 2017”

Vad gör en riktigt bra ledare?

  1. Det är viktigt att ha ett mål. Ett som känns “bam, rakt in i hjärtat”.  Ett som man vill följa och som innehåller ett tydligt ”varför”
  2. Vi behöver ha grupper som fungerar ihop. Vi behöver bejaka “snällkulturen” och skapa ett klimat där man vågar chansa och ta risker – det är då det händer saker. För att uppnå detta behöver man vara trygg i sin grupp
  3. Ledaren måste våga leda och prioritera och få gruppen att göra rätt saker

Hur ser kravprofilen ut för den digitala ledaren?

Mikael Sjöberg, Generaldirektör, Arbetsförmedlingen

  1. Vi behöver kunna känna oss trygga i att leda i osäker terräng
  2. Man måste våga titta framåt. Det måste finnas en trygghet i organisationen så att ledaren kan titta flera år framåt i tiden
  3. Vi måste kunna ta risker inom offentlig sektor. Vi har inte en kultur av att inte våga göra fel eller begå misstag
  4. Vi behöver uppmuntra agilt arbete, att våga testa och pröva
  5. Det finns bra “worst practice”
  6. Bygg inte “innovations-satelliter” – även kallat innovationsteater…
  7. Vi behöver öka förståelsen för att olika grupper har olika arbetssätt – men samtidigt bevara kultur och riktning

Vad är skillnaden mellan en förmåga och en färdighet?

Katarina Pietrzak, Learning Designer, RISE Research Institutes of Sweden

“En färdighet är något vi kan lära oss och utbilda oss till. Förmåga är att kunna omsätta färdigheter till nytta”